Geplaatst op
Wanneer het aankomt op het opslaan van belangrijke documenten, wil je natuurlijk dat dit goed geregeld is. Je wil altijd bij documenten kunnen als je die opeens nodig blijkt te hebben, maar je wil het ook niet altijd op je bureau hebben liggen, want dat neemt gewoon veel te veel ruimte in. Daarom is het zo dat je als bedrijf vaak een archief hebt. Hierin zijn alle belangrijke documenten opgeslagen en kun je dus ook alles terugvinden. Digitaal archiveren kan echter nog een stukje prettiger zijn dan een fysiek archief.
Een fysiek archief is relatief duur
Een van de redenen waarom kiezen voor digitaal archiveren best wel de moeite waard kan zijn, is het feit dat dit vaak gewoon goedkoper is dan een fysiek archief. Hoewel een fysiek archief in de regel niet heel duur hoeft te zijn, is het altijd mooi meegenomen als je er toch wat geld op zou kunnen besparen. Verder kun je met de ruimte waar het archief eerst stond misschien ook wel iets anders doen. Digitaal archiveren kan dus geld besparen ten opzichte van een fysiek archief.
Het belang van een actuele versie van een document
Verder is het ook wel heel prettig aan digitaal archiveren, dat je altijd de meest actuele versie van een document inziet. Bij een fysiek archief kan het heel goed voorkomen dat een document in de tussentijd namelijk alweer een beetje is aangepast. Dit kan ervoor zorgen dat het oude document niet meer klopt en dat het dus eigenlijk niet meer te gebruiken is. Met een fysiek archief kan het voorkomen dat hierdoor problemen ontstaan, maar dat is met digitaal archiveren niet mogelijk.
Altijd bij de hand
Hoewel een fysiek archief aan de ene kant erg prettig kan zijn voor mensen die het niet zo hebben met computers, is digitaal archiveren toch wel erg handig. Je hoeft namelijk niet meer op te staan van achter je bureau als je een document wil inzien, want je kunt dit gewoon allemaal online vinden. Op die manier bespaar je jezelf tijd en moeite en kun je dus snel weer doorgaan met je werk.